L'Associació s'organitza mitjançant comissions que gestionen els diferents aspectes necessaris pel correcte funcionament. Els socis que així ho vulguin, poden implicar-se en alguna d'aquestes comissions per tirar endavant el funcionament de la cooperativa. A continuació s'esmenten les tasques de cadascuna:
Tresoreria:
- Cobrament de les quotes als cistellaires cada 3 mesos i lliurar-ne un justificant de pagament.
- Carregar l'import de les comandes als comptes dels cistellaires amb una periodicitat quinzenal.
- Seguiment econòmic.
- Pagar als proveïdors que no passen les factures per la llibreta.
- Fer seguiment dels proveïdors que cobren per la llibreta.
- Passar un estat de comptes semestrals als associats de La Remolatxa.
Compres:
- Cercar i seleccionar els productes que comprem, cal tenir present que han de ser ecològics i/o de proximitat.
- Posar-nos en contacte amb els seus proveïdors; si cal, anar-los a fer una visita per garantir que el producte és de la qualitat demanada.
- Estar en contacte setmanalment amb els proveïdors de verdures per saber si hi ha novetats o s’ha de treure algun producte del full de comanda.
- Elaborar setmanalment el full de comanda, tenint en compte els productes que només es demanen cada quinze dies, com és el cas del formatge, o cada dos mesos, el cas de la carn.
- El dia de la recollida de les comandes cal recollir els llistats de comandes fetes pels cistelleries per la setmana següent.
- Passar les comandes als proveïdors perquè ens portin els productes el dia de la preparació de les cistelles.
- Controlar els productes en estoc, si s’han acabat demanar-ne més.
- Estar en contacte amb la comissió d’infraestructures en el cas que es necessiti algun recipient especial per guardar algun producte en concret (nevera, prestatges, cubells...).
- Escoltar totes les propostes que els cistelleries fan sobre nous productes o qualsevol queixar sobre algun determinat producte.
- Donat que alguns preus, principalment d'Hortec, fluctuen de forma exagerada, encarint la cistella sense que el/la cistellaire pugui preveure-ho, es decideix que si un producte s'encareix un 50% o puja 2€/quilo o unitat respecte l'últim dia que se'n va fer comanda
Comunicació:
- Noves incorporacions.
- Gestionar les possibles incorporacions i confeccionar una llista d'espera.
- Informar sobre el funcionament de la cooperativa a les possibles incorporacions.
- Facilitar resum sobre la filosofia i funcionament de la Remolatxa.
- Acompanyament i visita a les instal·lacions i l'activitat.
- Relació amb altres entitats.
- Relacionar-se amb altres cooperatives a nivell comarcal/català.
- Compartir informació sobre proveïdors, derivant posteriorment la informació a la comissió de compres si s'escau).
- Compartir informació i experiències sobre la gestió i el funcionament, derivant posteriorment la informació a les comissions oportunes.
- Relacionar-se i establir mecanismes de coordinació a nivell nacional.
- Relacionar-se amb altres entitats.
- Difusió i comunicació.
- Col·laboració en fires i mercats.
- Atendre mitjans de comunicació.
- Redactar i fer manteniment actualitzat de les normes internes.
- Organitzar activitats col·lectives per a què tothom es conegui millor i conèixer també els nostres proveïdors, on i com treballen.
- Atendre els correus que pertoquin a la comissió.
- Fer les actes de les assemblees, i lliurar-ne còpia a tothom en un termini raonable de temps.
- Aportar punts del dia a les assemblees.
- Gestionar i mantenir actualitzats els quadrants dels torns de preparació i neteja, el de cistellaires, el de comissions i el d'assistència.
- Enviar a tothom amb antelació els quadrants de preparació i neteja.
- Enviar a tothom el llistat de cistellaires, el de comissions i el d'assistència cada cop que hi hagin modificacions.
- Actualitzar també al taulell del local el que calgui.
- Gestionar les dades de noves incorporacions i de les baixes a les adreces de correu, al llistat de cistellaires i als quadrants.
- Gestionar el blog de l'Associació. Tasca que creiem ha de ser compartida, de cara a la introducció de continguts.
- Atendre especialment les noves incorporacions durant els seus primers dies.
- Acomiadar degudament les baixes, informant-les de tot el que correspongui.
- Actuar com a altaveu de comentaris, suggeriments o queixes que les remolatxes no vulguin fer a títol personal a les assemblees o en el moment que calgui.
- Verificar el compliment de les decisions preses a les assemblees i de les normes internes un cop hagin sigut aprovades (tasca que considerem que hem de fer totes les comissions, malgrat que hi estarem específicament a sobre).
Infraestructures
- Proveïr la Remolatxa del material necessari.
- Neteja del local.
- Proveir de material les noves incorporacions, per exemple les caixes.
- Manteniment del material i també del local.
- Desenvolupament del nou software de comanda on-line.
